Ein externer Datenschutzkoordinator unterstützt den internen Datenschutzkoordinator kurzfristig oder längere Zeit, wenn dieser noch andere Aufgaben zu bewältigen hat. 

Der externe Datenschutzkoordinator übersendet beispielsweise Muster und Formulare oder füllt diese für die Behörde oder das Unternehmen individuell angepasst aus. Der interne Datenschutzbeauftragte bleibt unabhängig. 

Ein interner Datenschutzkoordinator ist eine interne Funktion in einem Unternehmen oder in einer Behörde, die den Datenschutzbeauftragten (DSB) bei der operativen Umsetzung der Datenschutzvorgaben unterstützt. Der Datenschutzkoordinator hat eine organisatorische Rolle, die dazu dient, den Datenschutz im Unternehmen zu dezentralisieren und zu verankern.

Die Hauptaufgaben eines internen oder externen Datenschutzkoordinators sind:

Schnittstelle und Ansprechpartner: Er fungiert als Bindeglied zwischen dem Datenschutzbeauftragten und den einzelnen Fachabteilungen, Ämtern, Sachgebieten oder Teams. Er ist die erste Anlaufstelle für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Fragen zum Datenschutz im Tagesgeschäft.

Operative Unterstützung des DSB: Er hilft dem Datenschutzbeauftragten bei der Umsetzung von dessen Empfehlungen und Anweisungen. Das kann die Organisation von Datenschutzschulungen, die Verwaltung von Dokumenten oder die Koordination von Projekten umfassen.

Umsetzung interner Richtlinien: Er stellt sicher, dass die vom Unternehmen und vom DSB vorgegebenen Datenschutzrichtlinien und -prozesse in der jeweiligen Abteilung oder im jeweiligen Bereich eingehalten und praktisch umgesetzt werden (z. B. die Einhaltung technischer und organisatorischer Maßnahmen, kurz TOMs).

Bearbeitung von Anfragen: Er koordiniert die Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen (z. B. Auskunftsersuchen, Anträge auf Löschung) und leitet komplexe Anfragen an den Datenschutzbeauftragten weiter.

Dokumentation und Berichterstattung: Er trägt zur Erstellung und Pflege des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten bei, sammelt relevante Informationen aus den Abteilungen und berichtet an den Datenschutzbeauftragten.

Sensibilisierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Er unterstützt die Sensibilisierung und Schulung der Kolleginnen und Kollegen für datenschutzrelevante Themen, um eine datenschutzfreundliche Kultur im Unternehmen zu fördern.

Vorbereitung bei Datenpannen: Im Falle einer Datenschutzverletzung (Datenpanne) sammelt er die notwendigen Informationen und koordiniert die Meldung und weitere Maßnahmen in Absprache mit dem Datenschutzbeauftragten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der interne oder externe Datenschutzkoordinator die Brücke zwischen der strategischen und beratenden Funktion des Datenschutzbeauftragten und der praktischen, operativen Umsetzung in den Abteilungen schlägt. Er ist eine wichtige Stütze, um den Datenschutz in größeren oder komplexeren Organisationen effizient und flächendeckend zu gewährleisten.