Diese Checkliste unterstützt ehrenamtliche Gemeinderätinnen und Gemeinderäte in Baden-Württemberg dabei, die datenschutzrechtlichen Vorgaben (DSGVO sowie das Landesdatenschutzgesetz BW und die Gemeindeordnung – GemO) im Mandatsalltag einzuhalten.

1. Grundsätzliche Pflichten & Rollenverständnis

• Amtsverschwiegenheit & Datengeheimnis wahren: Beachten Sie, dass Sie als Gemeinderat zur Verschwiegenheit über alle vertraulichen Angelegenheiten verpflichtet sind (§ 35 GemO BW). Das gilt insbesondere für Beratungen in nicht-öffentlichen Sitzungen.
• Zweckbindung beachten: Nutzen Sie Unterlagen, E-Mails und Bürgerdaten, die Sie im Rahmen Ihrer Mandatstätigkeit erhalten, ausschließlich für Ihre Arbeit als Gemeinderat – niemals für private Zwecke, parteipolitische Kampagnen außerhalb des Mandats oder gewerbliche Interessen.
• Keine Amtsträger-Privathaftung für Aufsichtsbehörden: Die datenschutzrechtliche Hauptverantwortlichkeit (Verantwortlicher im Sinne der DSGVO) liegt formal bei der Gemeindeverwaltung/dem Bürgermeisteramt. Dennoch unterliegen Sie als Mandatsträger den gesetzlichen Verschwiegenheits- und Handhabungspflichten.

2. Umgang mit Sitzungsunterlagen & Post (Papier & Digital)

• Sichere Aufbewahrung: Bewahren Sie physische Sitzungsunterlagen (insb. mit personenbezogenen Daten von Bürgern, Bauanträgen, Personalangelegenheiten) unter Verschluss auf (abschließbarer Schrank/Aktenkoffer), sodass Dritte (Familienangehörige, Gäste) keinen Zugriff haben.
• Digitale Sicherheit & Endgeräte:
• Nutzen Sie für die Ratsarbeit idealerweise von der Kommune bereitgestellte, abgesicherte Endgeräte (Ratsinformationssystem/Tablet).
• Falls private Endgeräte („Bring Your Own Device“) genutzt werden: Stellen Sie sicher, dass diese durch Passwörter/Biometrie gesperrt sind, die Betriebssysteme aktuell gehalten werden und eine automatische Bildschirmsperre aktiv ist.
• Getrennte E-Mail-Nutzung: Nutzen Sie für die formelle Mandatskommunikation nach Möglichkeit eine dedizierte (kommunale oder klar getrennte) E-Mail-Adresse. Vermeiden Sie die unverschlüsselte Weiterleitung von behördlichen Mails an private Postfächer (z. B. Freemail-Anbieter mit schwacher Sicherheit).
• Sichere Entsorgung/Vernichtung: Schreddern Sie Papierunterlagen mit personenbezogenen Daten (Listen, vertrauliche Anträge) nach Wegfall des Verwendungszwecks oder geben Sie diese datenschutzkonform an die Verwaltung zur Vernichtung zurück.
• Löschen Sie digitale Dokumente und E-Mails endgültig (inklusive Papierkorb), wenn sie für die Mandatsarbeit nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

3. Kommunikation mit Bürgern & Öffentlichkeitsarbeit

• Bürgeranfragen & Datenschutz: Wenn Bürger mit Anliegen an Sie herantreten, dürfen Sie deren Daten (Namen, Schilderungen von Problemen) grundsätzlich nur so weit verarbeiten und an die Verwaltung weiterleiten, wie es für die Bearbeitung im Rat erforderlich ist. Holen Sie im Zweifel das Einverständnis ein.
• Social Media & Website: Achten Sie bei Veröffentlichungen auf Facebook, Instagram oder Ihrer privaten Homepage (z. B. Berichte aus dem Gemeinderat):
• Keine Veröffentlichung von sensiblen Bürgerdaten, Nachbarschaftsstreitigkeiten oder privaten Details aus Bauanträgen.
• Vorsicht bei Fotos von Veranstaltungen oder Sitzungen: Personen dürfen in der Regel nur mit deren Einwilligung abgebildet werden (Recht am eigenen Bild / DSGVO).
• Wahlkampf & Mandat trennen: Nutzen Sie die offiziellen Verteiler oder Datenbestände, die Sie über Ihre Ratsarbeit erhalten haben, niemals für die Wähleransprache im Kommunal- oder Landtagswahlkampf.

4. Besonderheiten bei Sitzungen (Audioaufnahmen & KI-Transkription)

• Keine privaten Aufnahmen: Fertigen Sie keine heimlichen Audio- oder Videoaufnahmen von Gemeinderatssitzungen an.

Einsatz von KI-Transkriptionssystemen (falls in der Kommune genutzt):

• Rechtsgrundlage: Der Einsatz von KI zur automatisierten Protokollierung bedarf einer klaren Regelung im Ortsrecht (z. B. Hauptsatzung) und einer vorherigen datenschutzrechtlichen Prüfung (Schwellwertanalyse/Datenschutz-Folgenabschätzung).
• Bürgerfragestunde ausschalten: Bei Wortbeiträgen von Einwohnern oder in der Bürgerfragestunde muss die KI-Transkription strikt deaktiviert („Pause-Funktion“) werden, da hierfür keine pauschale Rechtsgrundlage vorliegt.
• Nicht-öffentliche Sitzungen / Personalsachen: Bei Beratungen unter Ausschluss der Öffentlichkeit (insb. Personalangelegenheiten nach Art. 9 DSGVO / Beschäftigtendaten) ist jegliche automatisierte Aufzeichnung oder KI-Transkription unzulässig.

5. Verhalten bei Datenpannen (Security Incidents)

Verlust von Geräten oder Unterlagen: Sollte Ihr Rats-Tablet gestohlen werden, Ihr E-Mail-Konto gehackt worden sein oder ein Aktenordner mit vertraulichen Bürgerdaten abhandenkommen:

• Informieren Sie unverzüglich die Gemeindeverwaltung (den Datenschutzbeauftragten oder Bürgermeister bzw. Hauptamt), damit die gesetzliche Meldefrist gegenüber dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDI) Baden-Württemberg (72 Stunden nach Bekanntwerden) gewahrt werden kann.

6. Schulung

• Nachweisliche Schulung schützt Gemeindeverwaltung und Gemeinderat
• Online oder auch in Präsenz im Rahmen einer Klausur