Diese spezialisierte Compliance-Checkliste richtet sich gezielt an die gesetzlichen Interessenvertretungen in Baden-Württemberg. Da im öffentlichen Sektor das Landespersonalvertretungsrecht (LPVG BW) und in der Privatwirtschaft das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) gilt, ist die Liste strikt nach den beiden Gremien getrennt.

Beide Gremien haben beim Datenschutz eine Doppelrolle: Sie sind Kontrollorgan zur Einhaltung des Datenschutzes und selbst datenverarbeitende Stelle, die die DSGVO einhalten muss.

Checkliste für den Personalrat (Öffentlicher Dienst - LPVG BW):

Im öffentlichen Dienst in BW greift das Zusammenspiel aus DSGVO, dem Landesdatenschutzgesetz (LDSG BW) und dem LPVG BW.

Rolle als Kontrollorgan (Überwachungspflicht)

• Überwachung der Einhaltung: Der Personalrat muss gemäß § 68 Abs. 1 Nr. 2 LPVG BW darüber wachen, dass die zugunsten der Beschäftigten geltenden Gesetze – wozu die DSGVO und das LDSG BW gehören – eingehalten werden.
• Einführung von IT-Systemen (§ 74 LPVG BW): Jedes IT-System, das zur Überwachung von Verhalten oder Leistung der Beschäftigten geeignet ist (Softwarediagnostik, Zeiterfassung, Logfiles, MS 365), unterliegt der uneingeschränkten Mitbestimmung.
• Dienstvereinbarungen (DV) als Rechtsgrundlage: Beim Einsatz von IT-Systemen müssen Dienstvereinbarungen geschlossen werden. Diese dienen im Beschäftigtenkontext als spezifische Rechtsgrundlage im Sinne des Art. 88 DSGVO i.V.m. § 15 LDSG BW.
• Einbindung bei DSFA: Führt die Dienststelle eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO für ein neues Beschäftigtensystem durch, ist der Personalrat im Rahmen der Mitbestimmung frühzeitig über die Risiken und Schutzmaßnahmen zu informieren.

Eigener Datenschutz im Personalratsbüro

• Recht zur Datenschutz-Schulung: Fordern Sie Ihre Schulung um keine Fehler zu machen.
• Eigene datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit: Nach der Rechtsprechung ist der Personalrat Teil der verantwortlichen Dienststelle. Dennoch muss er intern sicherstellen, dass sensible Personalratsdaten (z. B. Krankheitsgeschichten aus BEM-Verfahren, Beschwerden) streng vertraulich behandelt werden.
• Zugriffsrechte einschränken: IT-Systeme und Netzlaufwerke des Personalrats müssen technisch so abgeschottet sein, dass die Dienststelle (insb. die IT-Administration) keinen (!) Einblick in die Inhalte der Personalratsarbeit hat.
• Schweigepflicht vs. Datenschutz: Die gesetzliche Schweigepflicht der Mitglieder (§ 10 LPVG BW) wird durch technische Barrieren (verschlossene Schränke, verschlüsselte E-Mails) operativ unterstützt.